Door-organiseren en door-ontwikkelen
ICT ontwikkelingen
De organisatie heeft een substantiële digitaliseringsslag doorgemaakt. De afgelopen jaren zijn meer dan 200 processen, producten en diensten gedigitaliseerd en nieuwe systemen ingericht zoals een klantcontactsysteem, anonimiseringssoftware voor onder andere het geautomatiseerd verwijderen van persoonsgegevens bij Woo verzoeken, en een nieuw centraal archiefsysteem en software om de gebruikersbeheer en autorisatiebeheer te automatiseren (IAM). Binnen dit IAM project (Identity en Acces Management) richten we ons op werkprocessen en de inrichting van de IAM-software. Hierdoor moet het intensieve ICT-proces rond nieuwe, vertrekkende en doorstromende medewerkers vereenvoudigd worden.
Na deze grote vernieuwing, richten we ons komend jaar op een beperkt aantal, maar grote projecten. De vervanging van het Zaaksysteem is hiervan het grootste project. Dit softwarepakket wordt door de gehele organisatie gebruikt voor, onder andere, de digitale dienstverlening aan inwoners en bedrijven, het persoonlijk Internetportaal voor inwoners, de websites van beide gemeenten, regiesysteem Sociaal Team, de werkprocessen Bezwaar en Beroep, de gemeentebrede postafhandeling, het gemeentelijk archief en het subsidieproces.
De komende jaren wordt deze functionaliteit vervangen door nieuwe toekomst vaste systemen. De kosten hiervan (6 miljoen) worden in beginsel meerjarig opgevangen binnen de bedrijfsvoering. Ten behoeve van de vervanging is een meerjarig project gestart. We zoeken bij deze vervanging samenwerking met de Duo+ gemeenten, daardoor verwachten we inkoopvoordelen te behalen bij de aanschaf en de exploitatie. Daarnaast maakt de samenwerking mogelijk om I(CT) kennis en expertise in de regio te kunnen delen.
Een adequate informatiehuishouding is noodzakelijk voor veel processen, zoals ontwikkelen, uitvoeren en handhaven van beleid, beheren van basisregistraties en bedrijfsvoering. Het verbeteren van de informatiehuishouding is een groot project waar we ons volgend jaar op richten, mede ingegeven door de Wet open overheid. Voor het (tijdig) beschikbaar stellen van overheidsinformatie, bijvoorbeeld voor een Woo verzoek, moet de informatiehuishouding optimaal op orde zijn.
Binnen het project ‘Adequate informatiehuishouding’ wordt onder andere gekeken naar de archivering van e-mail, een informatiebeheerplan en het overbrengen van het papieren archief. We volgen daarvoor de aanbevelingen van de archiefinspecties om het informatiebeheer verder te verbeteren.
Om beter digitaal te kunnen (samen)werken bieden we de medewerkers een nieuw digitaal platform voor samenwerken, documentopslag en archivering aan. Bij dit project ‘van netwerkschijf naar teams’ wordt veel ondersteuning geboden bij de overstap. Deze nieuwe digitale samen-werkingsomgeving wordt verder uitgerold binnen de gehele organisatie.
Datagovernance, ethiek en algoritmes
Het project datagovernance is het laatste half jaar voorzichtig uit de startblokken gekomen. Met datagovernance willen we structuur aanbrengen in onze data, en kaders en uitgangspunten vaststellen. Met datagovernance kunnen we processen optimaliseren en dienstverlening en bedrijfsvoering verbeteren. We zetten daarmee stappen richting datagedreven werken.
Datagovernance gaat behalve over datamanagement, datakwaliteit en de beveiliging ervan, ook zeker over data ethiek en in dat kielzog ook over algoritmen. De ethische dimensie is breder, gaat over de relatie met data- en informatietechnologie, zie ook verder bij Artificial Intelligence.
Informatiebeveiliging en privacy
De gemeente handelt dagelijks vele product- en dienstaanvragen af. Hierbij worden op grote schaal (persoons-)gegevens verwerkt. Iedereen moet erop kunnen vertrouwen dat dit zorgvuldig, conform onder andere de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) gebeurt. De Data Protection Impact Asessments (DPIA’s) op (nieuwe/gewijzigde) processen en informatiesystemen worden ook in 2025 voortgezet. In 2024 worden naar verwachting 30 DPIA’s afgerond.
Daarnaast wordt geadviseerd over allerhande privacyvraagstukken. Deze processen zijn zodanig ingericht dat de privacywetgeving ten aanzien van de werkprocessen goed geborgd is binnen de AA-organisatie.
Vanwege de complexiteit en de breedte van de onderwerpen informatiebeveiliging en privacy wordt periodiek een risico-inventarisatie uitgevoerd, een (nieuw) actieplan informatiebeveiliging en privacy vastgesteld en wordt het informatiebeveiligings- en privacybeleid getoetst. Een grote ontwikkeling op het gebied van informatiebeveiliging is de komst van de Europese NIS2 wetgeving, die medio 2025 in werking treedt als Nederlandse wetgeving. De NIS2-richtlijn betreft een bredere scope dan de huidige BIO-normen en moet een hogere en bredere bescherming bieden tegen (cyber)incidenten voor organisaties (ook gemeenten). Hiervoor moeten bijvoorbeeld ook I(CT) toeleveranciers en de eigen vitale maatschappelijk processen in kaart gebracht worden. Dankzij de NIS2-richtlijn zullen organisaties nog meer in control zijn over de verantwoordelijkheden, beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van de eigen processen.
Om de kans op digitale aanvallen te verkleinen, nemen we tevens technische maatregelen door het inzetten van onder andere antivirussoftware, een firewall, netwerksegmentering en door het analyseren van securitymeldingen via het Security Information & Event Management systeem (SIEM). Het veilig houden van het netwerk en de ICT-systemen, vanwege de grote afhankelijkheid van digitale informatie in combinatie met de vele dreigingen, vraagt hierdoor structureel de aandacht van de organisatie.
Artificial Intelligence
De snelle opkomst van generatieve AI, met name toepassingen als ChatGPT is niet onopgemerkt voorbij gegaan. Eerst de verwondering over de ongekende mogelijkheden, maar al snel ook de beperkingen: informatieveiligheidsrisico’s, inbreuk op auteursrecht en mogelijke bias in de gegenereerde content. Een alternatief diende zich aan: Copilot M365. Copilot M365 bestaat uit een aantal AI toepassingen van Microsoft. Deze toepassingen spelen zich af binnen de eigen Office 365 omgeving. We onderzoeken de mogelijkheden en risico’s van de inzet van Copilot in onze kantooromgeving om vast te stellen waar en op welke wijze het ons werk kwalitatief en kwantitatief zou kunnen verbeteren, en wat daarvoor nodig is. Vanwege de risico’s en de vele onduidelijkheden die er mee gemoeid zijn, wordt een stap-voor-stapbenadering gehanteerd waarbij we van de ervaringen van andere gemeenten willen leren.
HRM eigentijds werkgeverschap
Het aantrekken en behouden van talentvolle medewerkers in deze tijd van krapte vraagt om modern werkgeverschap met een aantrekkelijk belonings- en arbeidsvoorwaardenbeleid dat persoonlijke wensen van de medewerker en de bedrijfsvoering ondersteunt. We zorgen ervoor dat medewerkers voor de organisatie behouden blijven. Dat doen we door het bieden van ontwikkelmogelijkheden en talentontwikkeling en focus op interne mobiliteit.
We willen dat alle medewerkers zich bij ons thuis voelen. Diversiteit en Inclusie is daarom een thema in de organisatie. Met een waaier aan thematische activiteiten, workhops en trainingen geven we inhoud aan het thema.
We willen een veilig klimaat bieden waarin geen ruimte is voor agressie, pesten, discriminatie en (seksuele) intimidatie. Als organisatie hebben wij, mede ingegeven door wetgeving, een meldregeling ontwikkeld. Tevens is de bestaande gedragscode geactualiseerd. Het gevolg voor medewerkers is dat het voor hen nu duidelijker is welke integriteitsregels binnen de gemeente gelden en waar ze (vermoedens) van misstanden en/of ongewenst gedrag kunnen melden.
Arbeidsmarkt en inhuur
In 2024 zijn er nieuwe CAO-afspraken gemaakt welke gelden van 1 januari 2024 tot en met 31 maart 2025. Hierin zijn afspraken opgenomen die het werken voor de gemeentelijke sector bij deze arbeidsmarktkrapte goed ondersteunen. Naast de loonafspraken wordt doorwerken na de AOW-gerechtigde leeftijd eenvoudiger, komt er meer ruimte voor een hogere arbeidsmarkttoeslag, en wordt een 40-urige werkweek makkelijker om (tijdelijk) af te spreken. Dit geeft de organisatie meer flexibiliteit en handelingsmogelijkheden om geschikte kandidaten binnen te halen.
De CAO probeert een balans in vaste en tijdelijke arbeidsrelaties te ondersteunen. Er zijn afspraken gemaakt over externe inhuur, waarmee de gemeentelijke sector kan toewerken naar een goede en verantwoorde balans tussen vaste en tijdelijke arbeidsrelaties en externe inhuur. Zo is in de CAO opgenomen dat payrolling de komende jaren wordt uitgefaseerd. Amstelveen heeft besloten om dit in 2024 al vervroegd te effectueren. Het reduceren van inhuur ten behoeve van structurele bezetting is het uitgangspunt.
De arbeidsmarkt is al enkele jaren uitdagend, en de krapte blijft naar verwachting aanhouden. Het is van belang dat we de arbeidsmarkt actief blijven benaderen met een nieuwe arbeidsmarktcampagne, en ook door het actief benaderen van mogelijke kandidaten. Dit is tot op heden zeer succesvol gebleken. De focus ligt op inwoners van de eigen of omliggende gemeenten. Met als argument: meer betrokkenheid bij de eigen woonomgeving, duurzaam en beperkte impact op de parkeercapaciteit. Voor de kandidaat zorgt het voor een goede werk-privébalans door het minimaliseren van reistijd.
Vitaliteit en verzuim
De gezamenlijke inspanning van de organisatie en de arbodienst is erop gericht om het verzuim binnen de eigen organisatie te verlagen door meer inzet op preventief handelen. Dit laat een prachtig resultaat zien. Het gemiddelde verzuim over een langere periode (voortschrijdend verzuim) ligt met 5% duidelijk onder de benchmark.
Om deze dalende trend door te zetten bieden we medewerkers onder andere jaarlijks een vitaliteitsonderzoek (preventief medisch onderzoek) en inspirerende vitaliteitsacties aan. Leidinggevenden worden ondersteund door onder andere trainingen en bijeenkomsten. Op deze manier vergroten we de kennis binnen onze organisatie, zodat eerder signalen opgepikt worden, en tijdig ondersteuning aangeboden kan worden aan medewerkers, en uitval zoveel als mogelijk voorkomen kan worden.
Huisvesting
In 2024 is het Werkplein opgeleverd conform de wensen van overheid menselijke maat. De uitstraling van het vernieuwde Werkplein is vriendelijker en beter toegerust op de dienstverlening van de verschillende partijen. Eind 2024 ronden we de laatste modernisering van het kantoorgedeelte af. Op de begane grond worden werk- en overlegplekken verbeterd. Tegelijkertijd wordt de koffietuin op de begane grond gerealiseerd zodat de medewerkers van het sociaal domein en publiekszaken een prettige ontmoetingsplek krijgen nabij hun werkplek.
In 2025 wordt de keuken van het bedrijfsrestaurant gerenoveerd. Als sluitstuk van de modernisering van het raadhuis zullen mogelijk een aantal vergaderkamers op de 1 e etage bij de raadzaal worden vernieuwd. In het kader van de menselijke maat is er tevens de wens om de spreekkamers in de Publiekshal vriendelijker te stylen.
Het paviljoen van Zorgvlied is qua uitstraling gedateerd en qua functionaliteit onvoldoende. De ontvangstruimte wordt daarom geüpgraded zodat dat deze weer representatief en functioneel is, conform de wensen en eisen van deze tijd.
Voor de Gemeentewerf op Legmeer geldt dat deze nog in goede staat is, maar als gevolg van de besluitvorming over Nieuw Legmeer eind van dit decennium zal moeten verhuizen. De voorbereidingen daarvoor zijn dit jaar ter hand genomen en leiden in 2025 tot een kredietaanvraag.
Financiën
De digitalisering van zowel de inkomende als de uitgaande facturering is inmiddels een vanzelfsprekendheid met een gunstig effect op de doorlooptijden.
We kijken steeds meer naar het startpunt van de informatie in de administratie, in de vorm van de juiste registratie. De invoering van routecodes heeft al geleid tot een aanzienlijke vermindering van het aantal correcties achteraf. Aan de bekendheid ervan wordt verder gewerkt.